492 прегледа
Трудовото досие е комплект от документи за трудовото правоотношение, поддържано от работодателя. В него се съхраняват данни за назначаване, промени в условията на труд, болнични, отпуски, оценки, обучения и прекратяване. Подреденото досие защитава права като болнични, отпуск, обезщетения и пенсия. Когато документите са на място, доказването пред НОИ, НАП и Инспекцията по труда е бързо и без напрежение. Това важи еднакво за офис и за дистанционна работа.
Пример от практиката: Нов служител започва дистанционно. HR получава електронно подписан трудов договор и длъжностна характеристика, събира декларации, въвежда данните, подава уведомлението по чл. 62 КТ и подрежда всичко в електронно и хартиено досие. Оригиналите с подпис стоят в папка, сканираните копия с КЕП в защитен облак. Така всяко право може да се докаже навреме.
Какви документи влизат в трудовото досие по закон
Трудовото досие обхваща документите, които доказват възникването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. Включват се договорът, длъжностната характеристика, декларациите и уведомленията, заповеди, молби, болнични, оценки, дисциплинарни актове, обучения и документи по здраве и безопасност. Копията трябва да са четливи, пълни и с доказуем произход. Електронните документи се приемат, когато са подписани с квалифициран електронен подпис или са валидирани по приложимите правила.
За граждански договор няма трудово досие по Кодекса на труда. При граждански договори се пазят документи по Закона за задълженията и договорите и данъчно-осигурителното законодателство, в отделни досиета.
Оригиналната трудова книжка се съхранява от работника или служителя. Работодателят държи копия на съдържателните страници, които показват стаж, вписвания за постъпване, преместване и прекратяване. Тези копия са нужни при проверки и за бързи справки.
При назначаване в досието се прилагат трудов договор и длъжностна характеристика, декларации по КТ и ДОПК, копие от уведомлението по чл. 62 КТ и екземпляр за служителя. Когато длъжността го изисква, се прилага медицинско заключение за пригодност и документи за квалификация и правоспособност. Ако има ТЕЛК, се съхранява копие, нужно за права и адаптации. Когато няма друго правно основание за обработка на лични данни, се прилага информирано съгласие. При дистанционна работа договорът съдържа мястото на работа, осигуряването на оборудване, нормата време и часови диапазон за контакт.
По време на работа се добавят допълнителни споразумения за заплата и условия, заповеди за премии, извънреден труд и сменност, молби и заповеди за отпуск, болнични листове и протоколи от ЛКК, оценки на изпълнението, удостоверения за обучения и инструкции по безопасност, писмени обяснения, наказания и поощрения. При прекратяване се подреждат предизвестие, заповед за прекратяване, приемо-предавателни протоколи за техника и документи, разчетни и платежни документи, служебни бележки за доход, удостоверения за стаж и осигуровки и доказателства за връчване.
Контролът за качество на досието включва проверка за подписи, дати и ясни основания за обработка на данни. Медицинската информация се пази отделно, с ограничен достъп, според изискванията за защита на личните данни.
Какви документи се подават при назначаване
При назначаване се оформя трудов договор с всички задължителни клаузи, към него се прилага длъжностна характеристика. Подписват се декларации по Кодекса на труда и по ДОПК. Подготвя се и се подава уведомление по чл. 62 КТ към НАП, а в досието остава копие и екземпляр за служителя. Когато длъжността го налага, се прилага медицинско заключение за пригодност. Прилага се копие от дипломи, сертификати и правоспособност. Ако лицето има ТЕЛК, се прилага документът, за да се гарантират права и адаптация. При липса на друго правно основание за някои данни се подписва съгласие за обработване. При дистанционна работа се добавят клаузи за място на работа, предоставяне и поддръжка на оборудване, режим на контакт и фиксирани времеви прозорци за синхронна комуникация.
Какво се добавя по време на работа
В досието по време на работа влизат допълнителни споразумения за промяна на заплащането, работното време или мястото. Добавят се заповеди за премии, извънреден труд, сумирано изчисляване и сменност. Поставят се молби и заповеди за платен и неплатен отпуск, както и болнични листове и протоколи от ЛКК. Съхраняват се оценки на изпълнението, удостоверения за обучения и карти за инструктаж по безопасност. При инциденти се пазят протоколи и разследвания. Поставят се писмени обяснения, дисциплинарни заповеди и документи за поощрения.
Пример от практика. Стажант започва по договор за стаж, минава обучение и инструктаж, след това подписва допълнително споразумение за постоянен договор. В досието се включват стажантският договор и оценката, протоколът за обучение, новият трудов договор, уведомлението по чл. 62 КТ и заповед за назначаване на постоянна позиция.
Какво се включва при прекратяване
При прекратяване се прилага заповед за прекратяване, предизвестие и доказателства за връчване. Изготвят се приемо-предавателни протоколи за техника, данни и документи, както и разчетно-платежни документи за окончателни суми. Издават се служебни бележки за доходи и удостоверения за осигурителен стаж и доход. В досието се подреждат копия от връчени документи и потвърждения за получаване.
Пример от практика. Позиция се закрива по организационни причини. HR оформя заповед за съкращение, предизвестие, предупреждение за подбор при нужда, протокол за предаване на лаптоп и достъп, платежни документи за обезщетения по КТ, служебна бележка за доход и УП документи за НОИ. Подготвя се комплект за нов работодател и за пенсиониране при поискване.
Кои са другите задължителни документи и чести грешки
В досието се пазят протоколи и оценки по здраве и безопасност, карти за начален и периодичен инструктаж, програми за обучение и документи за периодични медицински прегледи. Чести грешки са копие от лична карта без правно основание, липсваща длъжностна характеристика, неподписани уведомления и смесване на лични и медицински данни в една папка. Медицинската документация се пази отделно от персоналното досие, с ограничен достъп и ясни срокове.
Колко време се пазят документите и къде се съхраняват безопасно
Сроковете зависят от вида документ и от периода на създаване. За трудови вземания давността е 3 години, което насочва минималните срокове за молби за отпуск и извънреден труд. За данъчно-осигурителен контрол се прилага 5 години. За ведомости и доказателства за осигурителен доход практиката е различна по периоди. За документи, създадени до 31.12.2017, се пазят 50 години, тъй като служат при пенсиониране. За документи от 01.01.2018 насам често се прилага 10 години в счетоводния архив и електронен архив, като се държат и данни в регистрите на НОИ.
Документи по експозиции на вредни фактори се пазят по-дълго. За някои рискове срокът достига 40 години, тъй като могат да се проявят късно. Дисциплинарните наказания стоят до заличаване и още кратък срок след това. Договорът, длъжностната характеристика и заповедите се пазят през целия период на работа и след това в разумен срок, за да се покрият спорове и проверки.
Съхранението се организира в две среди, хартиен архив и електронен архив. Хартиените документи стоят в заключени шкафове в отдел Човешки ресурси. Електронните копия стоят на защитен сървър или в облак с центрове в ЕС, със силни пароли, криптиране и журнал на достъпа. Добра практика е общо да има три копия на данните, на два различни носителя, едно извън офиса. Вътрешна политика за архивиране и унищожаване описва сроковете, отговорните лица и протоколите за действие.
Кои са сроковете за съхранение по вид документи
Трудовият договор, длъжностната характеристика и заповедите за назначаване и промени се пазят през целия период на работа и не по-малко от 5 години след това. Ведомостите и фишовете за заплати, заедно с доказателствата за осигурителен доход, се пазят 50 години за документи до 2017 и 10 години за документи от 2018 нататък. Документи за отпуски и извънреден труд се пазят поне 3 до 5 години, за да покрият давностните срокове. Дисциплинарните наказания се пазят докато са в сила и още 2 години след заличаване. Медицинските и експозиционните досиета при рискови фактори се пазят по-дълго, например до 40 години. При съдебен спор съхранението продължава до окончателното приключване на спора.
Къде да се съхраняват, кой има достъп и как се правят копия
Документите се съхраняват разделно. Хартиеното досие стои в заключен шкаф в HR, достъп имат HR, счетоводството и управителят при служебна необходимост. Електронното досие се пази на защитен сървър или в облак с центрове в ЕС, с контрол на достъпа по роли и двуфакторна автентикация. Препоръчват се три копия общо, на два различни носителя и едно копие извън офиса. Криптирането и паролите са задължителни, а журналът за достъп се пази и преглежда периодично. В малка фирма с Google Workspace или Microsoft 365 достъпите се ограничават по роли, HR има пълни права, счетоводителят вижда само папката за заплати, мениджърът има изглед към своите екипни документи.
Пример със срокове за пазене
| Документ | Препоръчан срок | Къде се пази | Бележка |
|---|---|---|---|
| Трудов договор и доп. споразумения | Период на работа плюс 5 години | Персонално досие, електронен архив | За доказване на стаж и права |
| Ведомости и фишове за заплати | До 2017: 50 години; От 2018: 10 години | Счетоводен архив, електронен архив | Нужни при пенсиониране и проверки |
| Уведомления по чл. 62 КТ и заповеди | Най-малко 5 години | Персонално досие | Дръж копие от подаденото към НАП |
| Отпуски и болнични | 3 до 5 години | Персонално досие | Покриват давностни срокове |
| Дисциплинарни документи | До заличаване плюс 2 години | Персонално досие | Пази доказателства за връчване |
| Медицински прегледи и експозиции | До 40 години при риск | Медицинско досие, отделно от персоналното | Достъп само от оторизирани лица |
Какво да се прави при проверка от Инспекцията по труда или НОИ
Подходът е спокоен и подготвен. Полезен е актуален индекс на досиетата и хронологична подредба. Под ръка е пакет с копия на уведомления по чл. 62 КТ, договори, допълнителни споразумения, ведомости, графици и заповеди за извънреден труд и отпуски. Процедурата може да включва съставяне на опис на предоставените копия, предаване срещу подпис и получаване на входящ номер. При проверка по назначаване се изискват договор, длъжностна характеристика, уведомление и доказателства за инструктаж. За работно време се искат графици, заповеди, отчитане на извънреден труд и фишове. При прекратяване се гледат предизвестия, заповеди, протоколи за предаване и документи за изплатени суми.
Как да подредите и дигитализирате трудовото досие без риск
Стъпките са ясни, дори за малки екипи и дистанционна работа. Първо се прави структура по служители и по етапи. За всеки служител има хартиена папка и огледална електронна папка. Файловете се именуват по схема без личен номер, с код на служителя, име, вид документ и дата. Индекс в таблица следи вида документ, датата и срока за пазене. Електронните документи се подписват с КЕП и се съхраняват във формат, подходящ за дългосрочно пазене. На всеки месец се преглежда списъкът със срокове за унищожаване и се съставя протокол.
При работа от разстояние подписването става с КЕП и видео идентификация при нужда. Вътрешна процедура описва как се сканира, кой проверява качеството и кой качва документите. Резервните копия се правят автоматично, веднъж дневно за активните досиета и веднъж седмично за архива. Достъпът е ограничен по роли, двуфакторната автентикация е включена, а промените се записват в журнал.
Как да именувате файловете и да поддържате индекс
Добра схема за имена е без ЕГН и други чувствителни данни. Подходящ пример е код на служителя, фамилия, тип документ и дата. Например: EMP123_Petrov_TD_2025-10-01.pdf за трудов договор и EMP123_Bolnichen_2025-11-12.pdf за болничен. Индексът е таблица с колони код служител, име, вид документ, дата, срок за пазене и бележка. На всеки месец се филтрира по срок и се изготвя списък за предстоящо унищожаване или предаване в дългосрочен архив.
Как да сканирате, подписвате и валидирате документи
Сканирането е с 300 dpi и запис във формат PDF/A. Подписите и печатите трябва да са четими на копието. При електронни документи се използва квалифициран електронен подпис и услуга за валидиране, която приема форматите на институциите в България. Практичен пример е допълнително споразумение, подписано с КЕП от двете страни, валидирано и съхранено в електронния архив с индекс и контролна сума.
Как да контролирате достъпа и да пазите резервни копия
Ролите са ясни и ограничени. HR има пълен достъп. Счетоводителят има достъп само до папките за заплати и ведомости. Мениджърът вижда документи за своя екип в ограничен обем. Двуфакторна автентикация е активна за всички. Прилага се правилото три копия, два вида носители, едно копие извън офиса. В малка фирма седмичните резервни копия се пазят в криптиран архив в отделен акаунт и географски различен дата център.
Как да изтривате и предавате за архив законно
Политиката за срокове и унищожаване описва кога и как се изтриват или предават документи. След изтичане на срока се съставя протокол с опис, дата, основание и подпис на комисия. Хартиените копия се унищожават с шредер от клас, подходящ за лични данни, електронните се изтриват сигурно. При закриване на фирма архивите се предават на лицензирана архивна служба или по изисквания на НОИ. Примерен текст в протокола е кратък опис на документите, периодите и основанието за унищожаване, както и отговорните лица.
Подреденото трудово досие събира договори, декларации, заповеди, отпуски, болнични, обучения и документи при прекратяване. Съхранението следва ясни срокове, като най-чувствителни са ведомостите и данните за осигурителен доход. Безопасното пазене стъпва на разделно хартиено и електронно съхранение, контрол на достъпа и резервни копия. Вътрешна политика и редовен преглед на сроковете дават ред и спокойствие. Таблицата и индексът по-горе служат като готов образец за начало. Най-важното е постоянство и точност при всяко добавяне на документ.
